SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN PERKEMBANGANNYA


Indikator kesehatan organisasi akan terlihat pada lancar tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Ketidaksetabilan dalam pencapaian tujuan karena terhambatnya informasi termanifestasi dalam, antara lain hasil keputusan yang tidak menggambarkan persoalan yang dihadapi, karena memang tidak didukung dengan informasi yang berkualitas, yang dibarengi dengan proses komunikasi yang tidak sampai sasaran baik karena kesalahan user ataupun penyajian output dari analis sistem, pengaruh yang lain adalah berkaitan dengan proses manajemennya. Komponen-komponen sistem informasi manajemen meliputi, Sistem informal,
Sistem formal, Sistem komputer formal,sistem komputer informal, Sistem eksternal. Kelima komponen tersebut saling terkait sari sama lain. Komponen sistem informasi tersebut dikembangkan dengan mempertimbangkan perkembangan yang cukup baru dari teknologi informasi itu sendiri. Perkembangan teknologi komputer hanyalah salah saru instrumen untuk mengolah data dalam sistem informasi manajemen, dan hal itu baru merupakan konsep sistem informasi manajemen kalau dikaitkan dengan proses pembuatan keputusan dalam organisasi.

Sistem informasi manajemen sebagai proses, sebenarnya terdiri dari beberapa subsistem, antara lain: users, yang meliputi pimpinan tingkat atas, menengah dan operasional. Subsistem yang lain yakni analis sistem informasi manajemen (termasuk di dalamnya adalah programer). Sebagai proses setiap pembahasan konsep sistem informasi manajemen menghendaki proses manajemen data, yang meliputi proses pengolahan data baik itu menggunakan cara manual ataupun menggunakan komputer yang banyak hal efektifitas dan kompleksitasnya sangat tergantung dari perkembangan teknologi baik hardware maupun softeare-nya. Dan proses selanjutnya yang cukup menentukan adalah proses analisis informasi dari analis sistem serta pembuatan keputusan itu sendiri yang mencakup dimensi manajemen dalam organisasi, baik segi kepemimpinan, komunikasi maupun kompleksitas struktur organisasi.

Kemajuan dan kecanggihan teknologi pada era komunikasi ini membawa konsekuensi dilakukannya proses pengolahan data secara cepat dan efisien dengan kemungkinan menampilkan output informasi yang sangat bervariasi. Pada saat tertentu, dominasi teknologi ini menjadi faktor yang sangat merisaukan bagi user, khususnya manajer tingkat atas dalam kaitannya dengan kemapanan penentu kelangsungan hidup organisasi melalui instrumen sistem dan prosedur. Apabila hal ini terjadi, maka manajer justru dapat bersikap antipati terhadap peranan analis sistem. Akibat lebih lanjut adalah terancamnya pencapaian tujuan organisasi itu sendiri.

Seperti diketahui organisasi publik diwarnai dengan sistem yang begitu tersentralistis dan seragam untuk semua departemen. Perubahan-perubagan yang muncul yang berkaitan dengan perkembangan teknologi akan sulit sekalli diterima sebagai realita yang harus diterima. Dengan kata lain tingkat adaptasi organisasi publik terhadap perubahan sesungguhnya sangat rendah. Rendahnya tingkat adaptasi organisasi terhadap perubahan dibandingkan dengan cepatnya perkembangan teknologi pada tahap selanjutnya akan menghambat peranan sistem manajemen informasi itu sendiri.

Peningkatan kemampuan para manajer terhadap perkembangan teknologi dan sebaliknya pemahaman analis sistem terhadap permasalahan dan tujuan organisasi bukan satu-satunya faktor yang dapat memecahkan permasalahan tersebut kalau tidak dibarengi dengan proses pembuatan keputusan ataupun proses manajemen yang lebih fleksibel. Pada kerangka sistem informasi manajemen sebenarnya dikenal dua konsep yang berhubungan langsung dengan pembuatan keputusan, yakni SDS, structured decision system dengan DSS, decision support system (Gorry dan Morton dalam Golembiewski). SDS lebih mencerminkan proses keputusan yang banyak diwarnai informasi yang terprogram dan rutin, sedan DSS harus didukung dengan informasi kualitatif.

Konsep sistem informasi mengandung dua pengertian, yang pertama sistem informasi manajemen. Sistem ini dilukiskan sebagai rangkaian prosedur dan mekanisme dalam rangka akumulasi data, penyimpanan, pengambilan, yang didesain untuk menkonversi data organisasi menjadi informasi yang sesuai dengan pembuatan keputusan manajerial. Sistem informasi manajemen secara umum menggolongkan data yang dihasilkan melalui sistem transaksi (trasaction based system) yang meluputi data tentang klien, fasilitas-fasililtas, pegawai, penggajian, penyediaan pelayanan, penyimpanan barang-barang dan lain-lain. Data ini disimpan di dalam database yang digunakan untuk manajemen level operasional, menengah dan atas begitu juga untuk mendukung sataf. Sedangkan DSS dilukiskan sebagai sistem komputer yang interaktif yang memiliki posisi pada model keputusan analitis dan dispesialisasikan ke dalam database manajemen yang bisa langsung diakses oleh manajer/pimpinan, dan dapat digunakan untuk membatu manjemen di dalam level semua organisasi dengan jenis keputusan yang terstruktur dan problem-problem yang tidak rutin.

Antara SDS dan DSS terdapat perbedaan level yang sangat jelas. Perbedaan ini menghendaki dukunngan software dan pola komunikasi yang sangat berbeda pula. Namun didalam kerangka sistem informasi manajemen yang tradisional kedua pola keputusan tersebut dikatagorikan kedalam sistem informasi yang didukung dengan software dan pola komunikasi yang sama dan diterapkan pada organisasi publik maupun swasta. Bagi organisasi publik mungkin saja hal ini terjadi, namun faktor penyebabnya lebih karena faktor eksternal dan bukan karena faktor intrnal itu sendiri. Dari beberapa variabel eksternal dan internal dapat diketahui, bahwa, sebagai misal, pengaruh faktor kewenangan ekkonomi dengan adanya berbagai dan debirikratisasi maka pada tahap selanjutnya akan mempengaruhi model-model kepegawaian dan motivasi pada organisasi publik. Bagi organisasi swasta realitas ini jarang terjadi. Mempertimbangkan beberapa kelemahan pada model di atas, ada model lain sebagai pembandingnya.

Diharapkan model ini dapat memberikan alternatif terbaik dalam usaha untuk mewujudkan kerangka sistem informasi manajemen yang sesuai dengan organisasi publik. Model pembanding ini dikemukakan oleh Rubin melalui makalahnya yang berjudul “Information System of Public Management: Design and Implementation”, 1986. Model yang dikembangkan ini disebut sebagai The Interaktive System Development Cycle (ISDC). Latar belakang dikeluarkannya model ini adalah, karena pada model tradisional DSS tidak dapat dikembangkan secara berbarengan denga SDS, sehingga modelnya sering disebut sebagai Hybrid Approach.

ISDC adalah merupakan Design System informasi yang sesuai dengan organisasi publik, dan bahkan model ini sudah dicoba dan berhasil. Gabungan yang dimaksudkan adalah gabungan antara model tradisional dengan berbagai kelemahannya dengan model bari yang lebih terintegratif, sehingga kelemahan pada model tradisional yang lebih mengembangkan sistem yang lebih parsial dapat dikurangi. ISDC adalah juga merupakan model siklus sistem informasi yang terus menerus mulai dari perencanaan sistem, seperti observasi terhadap kebutuhan yang akan menentukan perencanaan sistem informasi dan analisis kelayakannya bagi user, kemudian pelaksanaan dan pemeliharannya. Konsekuensi dari siklus ini adalah dimungkinkannya adaptasi sistem terhadap perubahan yang terjadi karena faktor eksternal dan internal, seperti perubahan dalam bidang teknologi dan faktor lain yang akan mengganggu sistem. Proses semacam ini akan sangat sesuai diterapkan pada organisasi publik yang hampir-hampir tidak mungkin mengganti tujuan yang sudah ditentukan dengan berbagai prosedurnya, namun dengan perubahan proses ini dimungkinkan akan dapat dilakukannya proses pembuatan keputusan melalui informasi, baik terprogram maupun tidak terprogram, secara komprehensif sebagaimana proses yang terdapat pada pendekatan intepretif. Dengan model yang demikian, maka perencanaan strategis sebagaimana yang menjadi proses tumpuan utama untuk pencapaian tujuan organisasi swasta menjadi tidak cocok untuk organisasi publik, karena permasalahan organisasi publik lebih merupakan strategic issues yang harus dikaitkan dengan sisterm informasi dibarengi dengan keterlibatan pimpinan puncak.

Karakteristik lain yang nampak pada model ISDC dan sekaligus merupakan salah satu faktor yang digunakannya fouth-generation applications developvent languages. Program ini merupakan sistem yang berusaha mengurangi usaha-usaha pemrograman yang dilakukan oleh syntax non prosedural yang memungkinkan programmer menspesifikasikan apa yang harus dilakukan oleh komputer, dan bukan bagaimana hal itu harus dilakukan mengikuti prosedur yang sudah ditentukan. Program ini memiliki prosedur yang sangat berbeda dengan bahasa program seperti Cobol, Fotran, atau Basic di mana programmer harus membuat statement yang memerintahkan komputer melalui step-step proses yang ditentukan. Program genesai ke empat ini merupakan database management software. Mereka menyediakan kemapuaan penyimpanan tambahan yang memungkinkan penangan input dan output program secara otomatis dan kemampuannya untuk menampilkan desain secara interaktif, baik screen maupun copy laporannya. Contoh dari program ini adalah FOCUS, SAS, R: Base 5000 dan dBase III. (Rubin, 1986). Kelebihan yang dimiliki pada kerangka ISDC adalah dapat diintegrasikannya antara aplikasi SDS dan DSS, yang bagi kerangka tradisional hal ini tidak mungkin, karena sistem yang dikembangkan lebih bersifat parsial sehingga kemungkinan adanya duplikasi data, ketidakmampuan menyebarkan data antar unit-unit fungsional, dan juga kegagalan pembuatan keputusan manajerial lebih mungkin terjadi.

Di sunting dari Jurnal Auditor oleh Djoko Kristianto

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s